Publicatie van documenten

Dynamische content uit het systeem verwerken in Word documenten

Slimme dynamische systeem gegevens zoals activiteiten, gebeurtenissen en mededelingen kan je met velden samenstellen en in templates verwerken zodat er van dezelfde content meerdere documenten kunnen worden gemaakt.

Template document voorbereiden

U heeft minimaal 1 Word document nodig met daarop de vaste elementen zoals een footer en header, logo, etc. U kunt evt. een template maken die uit twee pagina’s bestaat.
Is een document langer als 1 pagina wordt automatisch het vervolgblad van de template gebruikt. De wijze waarop de tekstverloop is ingesteld in het word document word
overgenomen.

Daarin worden 1 of meerdere elementen opgenomen van het systeem.. U kunt kiezen uit: datum, jaargang, volgnummer, lokatie.content. 
Het content element bevat alle inhoud die wordt samengesteld met de velden.

Document secties maken

In een document template kunt u secties maken waarin u 1 of meerdere velden plaatst. Zo kunnen aparte onderdelen en secties gemaakt worden voor een document. U kunt er voor kiezen een  sectie te tonen of juist niet als ze geen content bevatten. Tevens is er de mogelijkheid een sectie een titel mee te geven. Als voorbeeld een sectie met de kop verjaardagen die alleen verschijnt als er jarigen zijn.

De beschikbare content samenstellen

Met de veld instellingen kunt u precies bepalen welke informatie uit het systeem u wilt gebruiken. 
Door condities te stellen kunt u bepalen wanner het veld beschikbaar is en welke informatie er moet worden weergegeven. Zo kan er bijvoorbeeld gekozen worden 1 maal per week de verjaardagen op te nemen in een publicatie. Er izijn meerdere opties beschikbaar om een veld mee te vullen.

Er kunnen rooster activiteiten worden getoond, gebeurtenissen van leden en mededelingen over leden. De tijdsperiode waaruit u deze gegevens wilt halen kunt u aangeven. 
Dit maakt het mogelijk bijvoorbeeld ook de verjaardagen van voor de publicatie datum op te nemen

Gebeurtenis velden zijn vooral datum gerelateerd. Profielvelden die aangeduid als speciaal datum veld komen in de publicaties terug als selectie middel. Zo zijn er o.a verjaardagen, jubilea data, huwelijk, overlijden en geboorte. Deze hebben allen logica ingebouwd om gegevens logisch te tonen. Zo wordt een geboortedatum omgezet in een leeftijd bij het tonen van een verjaardag.

Mededeling velden kunnen worden gevuld met de mededelingen die door het systeem zijn gemeld.

Activiteit rooster velden worden gevuld met lijsten van activiteiten met daar evt. bij opgenomen de taken en eigenschappen van de activiteiten.
Tevens kan er worden gekozen activiteiten gegroepeerd op datum weer te geven in kolommen op locatie.

Samenstellen van documenten

Door gebruik te maken van verschillende templates met een andere sectie en veld samenstellingen kunnen er per publicatie meerdere documenten worden gemaakt.

Handig voor week brieven en dergelijke